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オフィスアイビープライバシーポリシー

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札幌市中央区南３条東１丁目１番地３​SAKURA-E1

オフィスアイビー　代表：新関 彩子

 

オフィスアイビー（以下「当オフィス」といいます）の運営者（以下「運営者」といいます）は、利用者の個人情報保護の重要性について認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）を遵守すると共に、以下のプライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます）に従い、適切な取扱い及び保護に努めます。

なお、利用者が運営者に提供する情報に、個人情報保護法に定める「要配慮個人情報」（※）が含まれる可能性があることに鑑み、利用者は、運営者が当該要配慮個人情報を取得することについて、あらかじめ同意するものとします。

※本プライバシーポリシーでは、運営者がカウンセリング時にヒアリングする利用者の症状や病歴等の情報を指します。

 

  1. 本プライバシーポリシーにおいて、個人情報とは、個人情報保護法の定義に従うものとし、その他の定義については、オフィスアイビー利用規約（以下「利用規約」といいます）に従うものとします。​

  2. 運営者は、当オフィスのサービス提供にあたって、以下の個人情報を取得し、利用目的に従って利用いたします。なお、利用目的達成に向けた処理の方法は、利用規約をご確認ください。

    1. 当オフィスのサービスに関する運営者のWebサイト（以下「運営サイト」といいます）における個人情報取得

      1. 取得個人情報：​

        • カウンセリング時にヒアリングし又は医療機関より提供される、利用者が抱える課題その他の情報（要配慮個人情報を含む）

        • 予約申請時又は来店時等に利用者が届け出た情報

      2. 利用目的：

        • 予約日時を調整及び確定するため

        • 利用者の希望、状況、状態等に則した適切なカウンセリングを行うため

        • 利用代金の収受のため

        • 当オフィスのサービスを提供するため

        • 当オフィスのサービスに関わる連絡や質問に回答するため

        • 当オフィスの広告宣伝の方針を決定する際の参考とするため

        • 当オフィスの運営に関する事務連絡を行うため

        • 利用規約に違反する行為に対する対応のため

        • 必要に応じてカウンセリング後にカウンセリング履歴をカルテ等に記録するため

        • その他、上記利用目的に付随する目的のため​

    2. ​運営サイトの問い合わせフォームにおける個人情報取得

      1. ​取得個人情報：

        • ​氏名、メールアドレス、問い合わせ本文等

      2. ​利用目的：

        • 問い合わせ内容の検討及び利用者への返信のため

        • その他上記利用目的に付随する目的のため

  3. クレジットカード番号の取扱いについては、原則として、指定決済事業者のシステムを通じて行うため、運営者は、当該情報の取得、利用、提供等に直接関与せず、かかる情報の保持はいたしません。

  4. 運営者は、面談方式のカウンセリングの利用者のうち了承いただいた方に限り、当該利用者の個人情報（要配慮個人情報を含みます）について、カウンセリング技術向上のためアドバイスを受ける“スーパービジョン”の題材として、個人名や会社名などを伏せたうえで、運営者の指導者（産業カウンセラー協会スーパーバイザー）と共有する場合があります。

  5. 運営者は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、利用者の同意を得ず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わず、又は第三者に提供いたしません。但し、次の場合はこの限りではありません。

    1. 法令に基づく場合

    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき

    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき

    4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

  6. 運営者は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。

  7. 運営者は、個人データについて、漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データの取扱者に対して、必要かつ適切な監督を行っております。個人データの安全管理措置に関しては、以下のとおりです。 

    1. 個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令等の遵守や質問及び苦情処理の窓口等について、本プライバシーポリシーを策定しております。

    2. 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法や取扱者を定め、運営者所定の手順に従った取扱いを行います。

    3. 組織的な安全管理措置として、以下を実施しております。

      1. 個人データの取扱いに関しては、代表自らが責任者となり、個人データを取り扱う業務と範囲を明確化し、随時、個人情報保護法や運営者所定の規律に違反している事実又は兆候を把握するようにしております。

      2. 個人データの取扱状況について、定期的にチェックを行うとともに、自らの個人データの取扱い状況を過信せず、客観的な目線で確認をしております。

    4. 人的安全管理措置として、以下を実施しております。

      1. 個人データの取扱いに関して、意識の強化と知識の向上に努めております。

      2. 個人データについて、秘密を保持することとしております。

    5. 物理的安全管理措置として、以下を実施しております。

      1. 個人データの取扱区域を限定し、第三者の入退室や持出の制限を行っております。

      2. 個人データを取り扱う機器等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、持ち運ぶ場合においても容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。

    6. 技術的安全管理措置として以下を実施しております。

      1. パスワードやアクセス制御等によって、個人データを保護しております。

      2. ウィルス対策や通信暗号化等によって、個人データへの不正アクセス等を防止する仕組みを導入しております。

    7. 運営者は、運営者が意図して個人データを外国に保管することは、ありません。

  8. 運営者は、利用者から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、利用者ご本人からのご請求であることを確認の上で、利用者に対し、遅滞なく開示を行います（当該個人情報が存在しないときにはその旨を通知いたします）。但し、個人情報保護法その他の法令により、運営者が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。

  9. 運営者は、利用者から、個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます）を求められた場合には、利用者ご本人からのご請求であることを確認の上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨を利用者に通知します（訂正等を行わない旨の決定をしたときは、利用者に対しその旨を通知いたします）。但し、個人情報保護法その他の法令により、運営者が訂正等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

  10. 運営者は、利用者から、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます）を求められた場合において、そのご請求に理由があることが判明した場合には、利用者ご本人からのご請求であることを確認の上で、遅滞なく個人情報の利用停止等を行い、その旨を利用者に通知します。但し、個人情報保護法その他の法令により、運営者が利用停止等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

  11. 運営者は、Webサイトにおいて、Cookieおよびこれに類する技術を利用する方法により、利用者から、個人情報を取得することがあります。

    1. アクセス解析、広告配信サービスの利用のため、Cookieを通じて情報取得をする場合があります。

    2. Cookieは利用者のコンピュータ内に記録されますが、個人を特定するものは一切含まれません。Cookieを無効化したい利用者は、ウェブブラウザの設定を変更することによりCookieを無効化することができます。

    3. 但し、Cookieを無効化すると、運営者のサービスの一部の機能をご利用いただけなくなる場合があります。

  12. 運営者がGoogleアナリティクスサービスを利用するにあたっては、以下のとおりとします。

    1. ユーザーは、運営者がGoogle アナリティクスサービスを利用するにあたり、以下に同意するものとします。

    2. 1.に関して、取得される情報、利用目的、第三者への提供等につきましては、以下のGoogleプライバシーポリシーのリンクよりご確認ください。

  13. 開示等のお申出、ご意見、ご質問、苦情のお申出、その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、運営サイトの問い合わせフォームを通じて、運営者までご連絡ください。

  14. 運営者は、個人情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。

 

以上

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